Wie spießig, ein Zeitplan, könnte man denken. Eigentlich wolltet ihr doch einfach nur einen entspannt schönen Hochzeitstag mit euren Liebsten. Doch warum gerade ein Zeitplan für eure Gäste ein Garant für einen stressfreieren Hochzeitag sein kann und wie ihr ihn am besten umsetzt, erzähle ich euch hier.
Euer großer Tag ist gekommen, monatelange Planung liegt hinter euch, und heute wollt ihr zwei vor allem eins: Den Tag mit euren Liebsten in vollen Zügen genießen. Doch dann werdet ihr ständig von irgendwelchen Leuten (insbesondere nahen Verwandten ;-) ) angesprochen, weil sie unsicher sind, wann sie wo sein müssen oder einfach gerne Bescheid wissen wollen, wie der Tag abläuft, der vor ihnen liegt. Wann ist noch gleich der Sektempfang? Kann ich vorher nochmal kurz zum Hotel?
Manchmal wollt ihr selbst auch, dass der Tag möglichst reibungslos abläuft. Wenn alle Gäste wissen, wann die Gruppenfotos gemacht werden, muss niemand erst lange das Gelände ablaufen und die Verwandten zusammensammeln. Damit alles am Hochzeitstag runder läuft und ihr euch weniger Gedanken um den Ablauf machen müsst, gibt es ein ganz einfaches Mittel: gebt euren Gästen einen Zeitplan.
Der Zeitplan für eure Gäste - was dazugehört und was nicht
Eigentlich habt ihr schon alles, was ihr braucht. Denn ihr wisst ja bereits, wann und wo am Hochzeitstag was stattfinden soll. Nun braucht ihr den Zeitplan nur einmal durchgehen und alles rauspicken, was für eure Gäste relevant ist. Wann ihr vor der Trauung eure Paarfotos macht, ist eher weniger wichtig, dafür aber ganz bestimmt, wann es die Torte und das Abendessen gibt, wann die Familien- und Gästefotos gemacht werden, und ob es Zeit ohne Programm gibt, in der sie im Hotel einchecken können, falls sie das vorher noch nicht erledigen konnten, oder ab wann der Saal betreten werden darf. Schreibt dazu noch Dinge, die euch wichtig sind, wie zB ob bei der Trauung mit dem Handy fotografiert werden darf, wer die Geschenke entgegennimmt, an wen man sich bei Fragen wenden kann. Überlegt auch, ob es Leute gibt, die noch besondere Anweisungen und Uhrzeiten brauchen, weil sie auf eurer Hochzeit wichtige Aufgaben übernehmen und deswegen noch Extra-Anmerkungen brauchen. Wenn alles notiert ist, geht es an den nächsten Schritt.
Schriftlich ist immer am besten
Natürlich kann zu Beginn Trauung alles mündlich weitergegeben werden, so wie es mit Ankündigungen in Gottesdiensten gehandhabt wird. Doch das ist eine recht unsichere Option, denn eure Gäste müssen sich alles merken und alles akustisch richtig verstehen. Gerade bei Uhrzeiten kann es schnell zu Missverständnissen kommen, und wieder müssen viele nachfragen, oder haben vielleicht gar nichts mitbekommen. Ich selbst kann mir tatsächlich nur das wirklich gut merken, was ich schonmal irgendwo gelesen oder gesehen habe und schreibe deswegen immer alles mit. Eure Gäste eher nicht, deswegen macht es ihnen leichter.
Digital, als kleiner Zettel auf dem Sitzplatz oder als gut sichtbarer Aufsteller
Natürlich könntet ihr den Zeitplan gleich in eure Einladungen integrieren, so hat jeder Gast gleich alles dabei - könnte man meinen. Doch die Einladungen erreichen die Gäste oft schon viele Monate vor der Hochzeit, wenn noch gar nicht alle Details des Tages feststehen und vielleicht geht die eine oder andere Einladung auch mal in der Zwischenzeit verloren. Und weg ist der für einen stressfreien Hochzeitstag so wichtige Zeitplan.
Besser ist eine digitale oder gedruckte Variante extra für den Hochzeitstag. Ihr könnt euren Gästen den Zeitplan mit einer schönen Vorlage digital erstellen und kurz vor dem großen Tag schicken. Schön ist aber auch ein kleiner, auf festem Papier gedruckter Zettel, vor allem, wenn ihr eine Hochzeit haben möchtet, bei der die Smartphones in der Tasche bleiben oder viele ältere Gäste anwesend sind. Bei der Trauung wartet dann auf jedem Sitzplatz ein kleiner Zeitplan und passt griffbereit in jede Tasche. Für die helfenden Hände unter euren Gästen könnt ihr auf der Rückseite noch Dinge vermerken, die nur für sie wichtig sind.
Ein Aufsteller eignet sich auch wunderbar und ist zugleich noch ein schönes Dekoelement, wenn ihr dabei die Elemente aufgreift, die ihr euch für eure Hochzeit ausgesucht habt. Wie ein Sitzplan kann er immer dort aufgestellt werden, wo ihr ihn gerade benötigt und von allen Gästen gut gesehen werden kann.
Dienstleister nicht vergessen
Gute Dienstleister schreiben selber mit, fragen dreimal im Vorfeld nach und lassen euch hoffentlich am Hochzeitstag weitestgehend mit Rückfragen in Ruhe. Doch auch uns können Fehler unterlaufen, selbst wenn wir wenige Tage vor der Hochzeit noch einmal telefoniert haben.
Drückt auch uns deswegen einmal einen ausgedruckten Zeitplan in die Hand oder lasst ihn uns digital zukommen mit allen Details zu allen Dienstleistern gemeinsam. So müsst ihr nicht jeden Zeitplan einzeln schreiben und oft ist es auch für uns hilfreich zu wissen, was welcher Dienstleister wann zu tun hat, um uns ggf. danach zu richten.
Ich hoffe, ich konnte euch damit ein wenig helfen, euch an eurem Hochzeitstag ein wenig mehr zurücklehnen zu können. Wenn ihr noch weitere Ideen für einen stressfreien Hochzeitstag habt, lasst es mich gerne in den Kommentaren wissen!
Und wenn ihr eure Hochzeit gerne ganz entspannt von mir fotografisch begleiten lassen möchtet, meldet euch doch gerne direkt bei mir.
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